Program Details for Merck
Aperçu
Qui peut utiliser cette prestation ?
Qu'est-ce qui est inclus dans cette prestation ?
Offre
Coûts et couverture
Paiement du fournisseur
À qui cette prestation peut-elle être utilisée ?
Pour commencer
Activez votre compte Wellthy
Conseils pour s'inscrire
Comment puis-je entrer en contact avec Wellthy ?
Vérification des personnes dépendantes
Pourquoi dois-je soumettre des renseignements sur l'admissibilité des personnes à charge ?
Que dois-je soumettre pour vérifier mon statut de personne à charge, et comment ?
Puis-je réserver des soins sans vérification des personnes à charge ?
Réseau et fournisseurs de soins de santé
Quels types de fournisseurs trouverai-je dans le réseau de soins Wellthy's ?
- Soins en centre : garderies sécuritaires et approuvées
- Programmes communautaires : Programmes de confiance situés dans votre quartier
- Fournisseurs de soins à domicile : Fournisseurs de soins professionnels qui viennent à votre domicile
Est-ce que j'aurai des options ou devrai-je faire appel à un certain fournisseur ?
Comment puis-je savoir si les fournisseurs du réseau de soins Wellthy's sont de haute qualité, sécuritaires et fiables ?
Le réseau Wellthy's Care d'options de soins de sauvegarde est constitué de fournisseurs approuvés qui sont soumis à un processus de sélection rigoureux.
- Soins en centre : Wellthy vérifie les licences étatiques et fédérales, examine les avis en ligne sur plusieurs plateformes et appelle les fournisseurs pour confirmer la meilleure adéquation.
- Programmes communautaires: Comme ce qui précède, Wellthy évalue les avis en ligne, communique avec les fournisseurs pour s'assurer qu'ils correspondent bien et vérifie la délivrance de licences, le cas échéant.
- Fournisseurs à domicile: Examen approfondi de l'expérience passée et vérification complète des antécédents (criminel, délinquant sexuel, trace SSN, liste de surveillance mondiale).
Remarque : Wellthy n'emploie ni ne supervise directement aucun fournisseur du réseau de soins ou du réseau personnel d'une personne. Wellthy n'assume pas la responsabilité de la sélection finale, qu'elle provienne de Wellthy, de la famille ou d'autres moyens.
Si les employés utilisent un fournisseur de soins ou un centre de leur réseau personnel, ils sont entièrement responsables de toutes les vérifications et vérifications.
Coûts et paiements
Combien coûte-t-il Backup Care ?
De quoi suis-je responsable ?
Comment les soins sont-ils payés ?
Puis-je planifier Backup Care par moi-même et être remboursé ?
Combien de temps faut-il pour obtenir mon remboursement ?
Combien de temps ai-je pour présenter une demande de remboursement ?
Indemnité de soins auxiliaires
Que se passe-t-il si j'utilise toutes mes journées Backup Care de l'année et que j'ai besoin de plus ?
Once you’ve used your allotted Backup Care days for the year, you can continue to use Wellthy’s Care Network to search for and book care on your own. While you will be responsible for covering the total cost of care out-of-pocket, Wellthy’s Backup Care Specialists will remain available to support you with finding and coordinating care.
S'il me reste des jours de Backup Care à la fin de l'année, est-ce que je peux les transférer à l'année suivante ?
Non, vous ne pouvez pas reverser les jours non utilisés. Vous ne pouvez utiliser que le numéro de soins de sauvegarde fournis par votre employeur.
Que se passe-t-il si mon conjoint ou partenaire et moi travaillons pour la même entreprise ?
Vous et votre partenaire êtes tous les deux admissibles à votre allocation individuelle. Chaque employé devrait établir son profil au sein de la plateforme Wellthy.
J'ai plusieurs enfants et je m'occupe de mes parents ; comment puis-je utiliser mes journées avec plusieurs proches ?
Employee with one eligible dependent and one aging adult
- Soins de leur enfant à charge = une journée de garde de secours
- Soins à un proche vieillissant = une journée de soins auxiliaires
- Soins de leur enfant à charge et de leur proche vieillissant le même jour avec le même fournisseur = une journée de garde de secours.
- Soins à l'enfant à charge et à un proche vieillissant le même jour avec différents fournisseurs (p. ex. garderie et aide à domicile) = deux jours de garde de secours
Employee has two eligible dependent children
- Soins à domicile pour deux enfants avec un seul aidant = une journée de garde de secours (les fournisseurs à domicile facturent à l'heure, et non par enfant)
- Soins en centre dans le même établissement de soins pour les deux enfants = deux jours de garde de secours (frais d'établissement de soins par enfant)
- Soins en centre pour deux enfants dans deux centres différents = deux jours de garde de secours
- Soins pour un seul enfant = comptabilisé comme une utilisation de soins auxiliaire
Politique d'annulation
Remarque : Les politiques d'annulation varient d'un fournisseur à l'autre. Wellthy fournira des attentes claires concernant les politiques d'annulation de chaque fournisseur lors de la réservation de soins afin que vous le sachiez à l'avance.
Si vous devez annuler les soins plus de 24 heures avant l'heure prévue de début des soins
Tant que l'annulation se produit dans le cadre de la politique d'annulation du fournisseur, vous pouvez demander à votre spécialiste des soins de sauvegarde d'annuler ou contacter directement le fournisseur pour annuler.
- Aucun frais d'utilisation journalière de Backup Care ne vous sera facturé.
- Vous serez remboursé de votre copay s'il a déjà été facturé.
- Dans certains cas, les fournisseurs peuvent demander un paiement à l'avance des soins pour conserver la place. Wellthy fournira des attentes claires concernant les politiques d'annulation de chacune des fournisseurs lors de la réservation de soins afin que vous le sachiez à l'avance.
- Les spécialistes des soins de secours demanderont un remboursement au fournisseur, mais ce n'est pas garanti.
Si vous devez annuler les soins moins de 24 heures avant l'heure prévue de début des soins
Vous pouvez demander à votre spécialiste des soins de sauvegarde d'annuler ou de communiquer directement avec le fournisseur pour annuler.
- Une utilisation journalière de Backup Care vous sera facturée.
- Votre copay vous sera facturé et vous ne serez pas admissible à un remboursement.
- Dans certains cas, les fournisseurs peuvent demander un paiement avant les soins pour conserver la place. Wellthy fournira des attentes claires à propos de chacune des politiques d'annulation de chaque fournisseur lors de la réservation de soins afin que vous le sachiez à l'avance.
Que se passe-t-il si le fournisseur annule ma réservation confirmée ?
Votre spécialiste des soins auxiliaires mettra tout en œuvre pour obtenir rapidement des soins pour vous. Dans ces situations, nous vous encourageons à tirer parti de votre propre réseau personnel pour obtenir un soutien supplémentaire.
Si les soins n'ont pas été garantis après l'annulation :
- Aucun frais d'utilisation journalière de Backup Care ne vous sera facturé.
- Votre copay ne vous sera pas facturé.
- Tous les paiements seront remboursés selon le type de paiement effectué.
Foire aux questions
Les spécialistes des soins de sauvegarde de Wellthy peuvent-ils trouver et planifier des soins de sauvegarde pour moi ?
Oui ! Les spécialistes des soins de secours sont là pour vous aider à trouver et à obtenir des soins lorsque vous avez besoin de soins. Ils peuvent également vous aider de manière proactive à dresser une liste d'options potentielles pour le moment venu — c'est ce qu'on appelle la création de votre cercle de soins de sauvegarde. Les spécialistes des soins de secours sont disponibles du lundi au vendredi de 5 h à 1 h HNE et les samedis et dimanches de 17 h à 1 h HNE.
Qu'est-ce qu'un cercle de soins de secours ?
Un cercle de soins auxiliaires est comme un « appel rapide » de votre famille, de vos amis, de vos fournisseurs préférés et approuvés. C'est un excellent outil de planification auquel vous pouvez vous tourner lorsque vous devez planifier un besoin urgent ou planifié de soins de secours.
Comment créer un cercle de soins de secours ?
Sur votre tableau de bord, cliquez sur « Créer votre cercle de soins de sauvegarde ». Vous aurez la possibilité d'ajouter vos propres fournisseurs (famille, ami, voisin, baby-sitter, etc.) ou de choisir parmi le Wellthy's Care Network.
Que se passe-t-il si je n'ai pas de cercle de soins de secours lorsque je dois planifier des soins ?
Vous pouvez soit explorer Wellthy's Care Network en cliquant sur le bouton « Trouver des fournisseurs » et planifier vous-même les soins, soit demander l'aide d'un spécialiste des soins auxiliaires en cliquant sur le bouton « Planifier les soins », répondre à quelques questions et planifier vous-même les soins ou communiquer avec un spécialiste des soins de secours et ils vous aideront à trouver des fournisseurs sûrs et fiables dans votre région.
Est-ce que je peux donner des commentaires sur mon expérience de soins à l'aide de Wellthy's Backup Care ?
Une fois l'événement de soins terminé, communiquez avec votre spécialiste des soins auxiliaires pour obtenir des commentaires immédiats que vous aimeriez partager. Vous recevrez également un sondage Wellthy par courriel.
Est-ce que les soins de secours sont réservés uniquement lorsque je suis au travail ?
Puis-je utiliser des soins de secours pour ma personne à charge ou mon proche vieillissant qui a des capacités différentes (p. ex. neurodivergentes, limitations physiques, maladie d'Alzheimer, etc.) ?
Oui, Wellthy peut aider à trouver des options appropriées pour les enfants et les adultes ayant des besoins divers.
Si mon enfant est malade, est-ce que je peux utiliser Backup Care ?
Oui, vous pouvez utiliser des soins de secours lorsque votre enfant est malade, mais il y a quelques points à garder à l'esprit :
- La plupart des établissements de soins de groupe, comme les garderies, les programmes, les camps et les cliniques, n'acceptent pas les enfants qui sont légèrement malades ou qui ont une blessure (p. ex. fièvre inférieure à 100 °F, rhume léger, toux, reniflements ou blessure mineure)
- Les soins à domicile peuvent être une excellente option tant que le fournisseur de soins comprend que votre enfant est légèrement malade et qu'il est à l'aise avec son état.
Dans ces moments, la famille, les amis et les voisins de votre réseau personnel sont également d'excellentes options. Nous encourageons les familles à puiser dans votre réseau personnel et à créer de manière proactive leur cercle de soins auxiliaires lorsque cela est possible. N'oubliez pas que les spécialistes des soins de secours sont là pour vous aider à élaborer un plan de soins de sauvegarde fiable pour votre famille !
Overview
Who can use this benefit?
Merck’s Backup Care Program is available to all U.S.-based, active, full-time and part-time employees. Contract employees are not eligible. When you create your backup care account, you may be prompted to provide your Merck employee ID number (WIN) to verify your eligibility.*
* You can locate your WIN on The Source under Personal Information or in your Workday profile under Job.
What’s included in this benefit?
As an eligible Merck employee, you are able to use up to 10 backup care days per dependent per calendar year.
Important details:
- Definition of a day: up to 10 hours of care booked in one day. Care in excess of 10 hours in a day will be counted as two or more backup care days.
- Consecutive day usage: No more than three consecutive days can be booked at a time.
- Types of care: Summer camps are ineligible under the program
- Personal Network providers: Spouses, domestic partners, dependent children, and other Merck employees are ineligible Personal Network providers.
Costs and coverage:
If you use a Personal Network provider, the benefit will reimburse up to $100 per backup care day , which is considered taxable and reported back to Merck for withholding (see tax considerations below).
If you use a provider in Wellthy’s Care Network, you are responsible for the following copayments:
- Facility care: $40 per dependent per day, $80 family maximum
- In-home care: $4 per hour
If you would like to use funds from a Dependent FSA account, you can pay for the copay and cost of care out-of-pocket, then submit for a reimbursement with Wellthy and submit a claim with your Dependent FSA provider.
Personal Network Reimbursement: To be eligible for reimbursement after you’ve used a personal network provider, you will be required to submit proof of payment, which includes: who provided the care, the date when care was provided, and the amount paid. Examples of acceptable proof:
- A receipt provided by a care program
- A screenshot of digital payment (e.g., PayPal, Zelle, or Venmo)
- A photo of a check written out to the care provider
Who can this benefit be used for?
Backup care can be used for your children or adult dependents. Adult dependent is defined as spouse or domestic partner, parent, in-laws or special needs adult child.
Getting Started
Activate your Wellthy account
- You can sign up with your preferred email address and create a password of your choice.
- If prompted, verify that you are an eligible employee by providing your Merck employee ID or WIN.
Tips for signing up
Have your Merck employee ID or WIN on hand, and if you think you’ll use this benefit at some point, register in advance to save time when you actually need care. Get ahead of emergencies and proactively:
- Search Wellthy’s Care Network for providers in your area
- Ask a Backup Care Specialist to search for you
- Add your Personal Network in the system to have on speed dial
How do I get in touch with Wellthy?
The Wellthy team is ready to support you!
- You can message our team on our digital platform, which is available 24 hours, 7 days/week
- For backup care requests, Backup Care Specialists are available 24 hours, 7 days/week
- You can message us directly through the platform or call (877) 588-3917
Wellthy Care Network and Providers
What kinds of providers will I find in Wellthy’s Care Network?
All types! Wellthy’s Care Network is designed to offer a wide range of solutions tailored to your unique situation. Whether you're looking for convenient local providers, in-home support, enriching activities for your kids (think Boys & Girls Clubs, YMCA programs, arts and crafts, and more!), reliable babysitters, nannies, private caregivers, or trusted daycare options (both centers and home-based), Wellthy has you covered. Explore the possibilities and find the perfect fit for your family!
Please note: Summer camps are not considered eligible for backup care under Merck’s program.
Will I have options, or will I have to use a certain provider?
You will never be required to use a particular provider for backup care. Wellthy has created a Care Network of different types of vetted options for you to choose from and our Backup Care Specialists are here to help you find the best-fit provider with availability. You can also use your own Personal Network providers (who are not your regular caregivers) for backup care. Please note that spouses, domestic partners, dependent children, and other Merck employees cannot be used as Personal Network providers. Proof of payment and documentation that care took place will be required to receive reimbursement.
How do I know that the providers in Wellthy’s Care Network are high-quality, safe, and reliable?
Wellthy’s Care Network of backup care options are vetted providers that go through a rigorous screening process.
- Center-based care: Wellthy verifies state and federal licensing, considers online reviews across multiple platforms and calls providers to confirm best fit.
- Community-based activities and programs: Similar to the above, Wellthy assesses online reviews, contacts providers to ensure good fit, and checks licensing where applicable.
- In-home providers: A thorough review of past experience and comprehensive background checks (criminal, sex offender, SSN trace, global watchlist) is conducted.
Please note: Wellthy does not directly employ or oversee any provider in the Care Network or within an individual’s Personal Network. Wellthy does not take responsibility for the final selection, whether they are sourced by Wellthy, the family, or through other means.
If employees use a caregiver or center from their Personal Network, they are fully responsible for all vetting and verifying.
Costs and Payments
How much is backup care?
Merck largely subsidizes the cost of backup care:
- Wellthy Care Network: care in a facility/center is $40 per dependent per day (family maximum of $80 per day). Generally, in-home care is $4 per hour.
- Personal Network: You can be reimbursed up to $100 per day for each dependent receiving care from providers in your Personal Network. Eligible reimbursements require proof of payment and are considered taxable. See the “Backup Care Allowance” section for more information on how backup care days are used for multiple dependent.
If you would like to use funds from a Dependent FSA account, you can pay for the copay and cost of care out-of-pocket, then submit for a reimbursement with Wellthy and submit a claim with your Dependent FSA provider.
Can I schedule backup care on my own and get reimbursed?
Yes, you can reserve the care on your own, pay the provider, collect a receipt for the payment, and request a reimbursement on the Wellthy platform by completing a reimbursement form, which includes: who provided the care, the date when care was provided, and the amount paid. Examples of acceptable proof include:
- A receipt provided by a care program
- A screenshot of digital payment (e.g., PayPal, Zelle, or Venmo)
- A photo of a check written out to the care provider
How long will it take to get my reimbursement?
Once the appropriate documentation is submitted, a Backup Care Specialist will review within 1 business day. If approved, you’ll receive your reimbursement within 5–7 business days.
How long do I have to submit for reimbursement?
You have 30 days from the date of care to submit your reimbursement request. Be sure to allow enough time for your request to be reviewed, approved, and processed before the deadline.
Tax Considerations
Wellthy will report to Merck the amount of money reimbursed to employees for Personal Network care through this program (care that is not provided through Wellthy’s network of in-home and in-center providers). These types of reimbursement amounts are taxable and your pay will be subject to imputed income. For questions regarding how your tax withholding was calculated, please contact: ADP at (866) 637-2543 option 2, then follow prompts for payroll.
To view the number of backup care days you’ve used, visit your Backup Care Dashboard. There, you can see your total days used per year. In the "Care Events" section, you can click on past events to view a summary of the care provided, including the date and time, care recipients, provider details, and a breakdown of costs.
It may be that you are able to claim federal, state or local tax credits relating to the childcare expenses covered by the income imputed by your employer. Please note that Wellthy is not qualified to provide personal tax advice. For guidance on your specific tax situation, we recommend consulting a tax advisor.
Backup Care Allowance
What if I use up all of my backup care days for the year and I need more?
If you’ve used all your backup care days, you can still access Wellthy’s Care Network to find and book care—you’ll just pay the full cost out of pocket. Wellthy’s Backup Care Specialists will still be available to help you search for care and coordinate everything, even if you used all your days for the year.
If I have backup care days left over at the end of the year, can I roll them over to the next year?
No, unused backup care days do not roll over. You’ll receive a new set of days each calendar year based on Merck’s program.
What if my spouse/partner and I work for the same company?
You and your partner are both eligible for your individual allowance. Each employee would need to set up their profile within the Wellthy platform.
How can I use my days across multiple loved ones?
You can use your backup care days flexibly, whether you're caring for your children or an adult dependent. When booking backup care for multiple loved ones Wellthy will apply backup care days to each dependent separately.
Here are some examples of how it works for both Wellthy network and Personal network providers:
Backup care for one eligible child + one adult loved one:
- Care for child only = one backup care day
- Care for adult only = one backup care day
- Care for both on the same day with the same in-home provider = two backup care days
- Care for both on the same day with different providers (e.g., daycare + in-home aide) = two backup care days
Backup care for two eligible children
- In-home care for two children with one caregiver = two backup care days
- In-center care (including in-home daycares) at the same care facility for two children = two backup care days (care facility charges per child)
- In-center care (including in-home daycares) for two children at two different centers = two backup care days
- Care only for one child = one backup care day
Please note that these are examples, and Wellty network provider requirements may vary. Wellthy will always provide clear, upfront information so you know exactly how many days will be deducted for your backup care request.
Cancellation Policy
Note: Cancellation policies vary per provider. Wellthy will provide clear expectations around each of the providers cancellation policies when booking care so you know in advance.
If you need to cancel care more than 24 hours before the scheduled care start time
As long as the cancellation occurs within the provider’s cancellation policy, you can ask your Backup Care Specialist to cancel or contact the provider directly to cancel.
- You will not be charged a backup care day use.
- You will be refunded for your copay if already charged.
- In some cases, providers may request payment in advance of care to hold the spot. Wellthy will provide clear expectations around each of the providers cancellation policies when booking care so you know in advance.
- Backup Care Specialists will request a refund from the provider; however, a refund is not guaranteed.
If you need to cancel care less than 24 hours before the scheduled care start time
You can ask your Backup Care Specialist to cancel or contact the provider directly to cancel.
- You will be charged for one backup care day.
- You will be charged your copay and you will not be eligible to receive a refund.
- In some cases, providers may request payment in advance of care to hold the spot. Wellthy will provide clear expectations around each of the providers cancellation policies when booking care so you know in advance.
What if the provider cancels my confirmed reservation?
Your Backup Care Specialist will make every effort to secure care for you promptly. In these situations, we encourage you to leverage your own Personal Network for added support.
If care was not secured after the cancellation:
- You will not be charged for a backup care day.
- You will not be charged your copay.
- All payments will be refunded back according to the type of payment made.
FAQs
Can Wellthy’s Backup Care Specialists find and schedule backup care for me?
Yes! Backup Care Specialists are here to help you find and secure care when you need care. They can also proactively help you build a list of potential options for when the time comes — this is called building your Backup Care Circle. Backup Care Specialists are available 24 hours, 7 days/week. You can message us directly through the platform or call (877) 588-3917.
What’s a Backup Care Circle?
A Backup Care Circle is like a ‘speed dial’ of your family, friends, preferred and vetted providers. It’s a great planning tool you can turn to when you have to schedule an urgent or planned backup care need.
How do I build a Backup Care Circle?
On your dashboard, click “Build your Backup Care Circle.” From there you will be given options to add your own providers (family, friend, neighbor, babysitter, etc.) or choose from Wellthy’s Care Network.
What happens if I don’t have a Backup Care Circle when I need to schedule care?
You can either explore Wellthy’s Care Network by clicking “Find Providers” and scheduling care on your own. Or, you can enlist the help of a Backup Care Specialist by clicking “Schedule Care” and they will help you find safe and reliable providers in your area.
Can I provide feedback about my care experience using Wellthy’s Care Network?
Once the care event is completed, connect with your Backup Care Specialist for any immediate feedback you would like to share. You will also receive a Wellthy survey by email.
Is backup care only for when I am at work?
Yes, backup care helps you cover unexpected gaps in your regular care, allowing you to come to work without needing to use your sick leave or vacation time.
Can I utilize backup care for my loved one who has different abilities (e.g., neurodivergence, physical limitations, etc.)?
Yes, Wellthy can help locate appropriate options for your loved one with diverse needs.
If my child is sick, can I use backup care?
Yes, you can use backup care when your child is sick, but there are a few things to keep in mind:
- Most group care settings, like daycare centers, programs, and clinics, won’t accept children who are minorly ill or have an injury (e.g., fever above 100°F, a mild cold, cough, sniffles, or a minor injury)
- In-home care can be a great option as long as the caregiver understands your child is mildly ill and the caregiver is comfortable with your child’s condition.
In these moments your Personal Network providers are also great options. We encourage families to tap into your Personal Network and proactively build their Backup Care Circle when possible. Don’t forget, Backup Care Specialists are here to help you build a reliable backup care plan for your family!