Aperçu de l’avantage 

Bienvenue à votre programme de remboursement pour les frais de garde Wellthy! Par l’entremise de RSM, les employés admissibles aux États-Unis et au Canada bénéficient d’une enveloppe de remboursement annuelle pour les aider à gérer leurs responsabilités de proche aidant lorsque les solutions de garde habituelles ne sont pas disponibles de façon imprévue ou lorsque les exigences professionnelles dépassent les heures de garde normales.

Que votre fournisseur de soins habituel soit malade, que la garderie soit fermée, que les échéances clients de la période de pointe exigent du travail en soirée ou que les déplacements professionnels créent un besoin soudain de garde, vous pouvez puiser dans votre allocation de remboursement annuelle. Vous pouvez choisir vos propres fournisseurs de soins qualifiés ou faire appel aux spécialistes en soins de Wellthy pour vous aider à rechercher et à trouver des options de garde. Peu importe qui trouve la solution de garde, toutes les fonctions de garde de secours et de garde prolongée fonctionnent sur une base de remboursement : vous payez le fournisseur directement et soumettez votre reçu pour obtenir un remboursement.

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Admissibilité générale

Pour être admissible au programme de remboursement pour les frais de garde, les employés doivent répondre aux critères suivants :

• Statut professionnel et lieu de travail : Employés réguliers aux États-Unis ou au Canada 
• Statut d’emploi : Employé actif au moment de la demande de remboursement.
• Personnes à charge : Responsable d’un enfant à charge âgé de 17 ans ou moins, d’un adulte ou d’une personne âgée à charge ayant des besoins particuliers documentés, ou d’un animal de compagnie.
• Propriétaires, associés et directeurs : Les propriétaires, y compris les associés et les directeurs, ne sont pas admissibles au remboursement des frais de garde, mais conservent un accès complet aux ressources de la plateforme de conciergerie en soins et de garde de secours de Wellthy.

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Aperçu du programme de garde de secours de RSM 

Quand utiliser la garde de secours 

Le remboursement est offert lorsque vos solutions de garde habituelles font défaut de manière imprévue :

• Fermetures de garderies ou d’écoles (y compris les fermetures liées aux conditions météorologiques ou aux urgences).
• Maladie ou urgence concernant le fournisseur de soins.
• Vacances prévues du fournisseur de soins lorsqu’aucune autre solution de garde n’a pu être raisonnablement organisée.
• Maladie de l’enfant empêchant la fréquentation de l’école ou de la garderie (ne nécessitant pas d’hospitalisation).
• Déplacements professionnels ou événements d'entreprise obligatoires créant un besoin temporaire de garde d'enfants.

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Un remboursement est également offert lorsque les exigences professionnelles dépassent considérablement les heures de travail habituelles :

• Heures de service prolongées : Travailler au-delà de votre horaire habituel pour respecter des échéances internes ou liées à des clients.
• Périodes de forte activité : Jours ou semaines consécutifs d'heures de travail prolongées durant les périodes de pointe.
• Travail en soirée et en fin de semaine : Travail en soirée requis au-delà de votre journée de travail habituelle, ou travail requis en fin de semaine pour des engagements auprès de clients.
• Déplacements professionnels : Déplacements professionnels avec nuitée, départs tôt le matin, retours tard le soir, ou réunions/formations de plusieurs jours auprès de clients.
• Événements requis par l'entreprise : Événements clients obligatoires en soirée, activités de recrutement ou formations tenues en dehors des heures normales.
• Exigences professionnelles imprévues : Dossiers clients urgents ou transactions sensibles nécessitant des heures supplémentaires inattendues.

Pour les travailleurs à distance, le besoin de garde doit découler de circonstances temporaires liées au travail nécessitant une participation ininterrompue et concentrée au-delà des attentes professionnelles normales :

• Animation ou présentation de programmes de formation virtuels, de webinaires ou de présentations clients nécessitant une présence continue prolongée.
• Examens de certification ou de licence professionnelle surveillés, requis ou encouragés par l'entreprise.
• Participation à des conférences, sommets ou réunions de direction virtuels d'une journée complète.
• Exigences liées aux périodes de forte activité nécessitant des jours consécutifs d'heures prolongées au-delà des horaires normaux.

Le remboursement pour les soins aux animaux est offert lorsque des exigences professionnelles temporaires perturbent les arrangements habituels de garde d'animaux :

• Heures de service client prolongées (livrables clients tard le soir, heures de pointe, travail en fin de semaine).
• Déplacements professionnels avec nuitée, conférences de plusieurs jours ou retours de voyage tardifs.
• Événements en soirée requis par l'entreprise ou problèmes clients urgents nécessitant une absence prolongée du domicile.

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Ce qui est exclu

Le remboursement n’est pas offert pour les frais de garde prévisibles ou les dépenses courantes : 

• Frais de garde quotidiens durant les heures de travail habituelles, services de garde réguliers avant ou après l’école, ou coûts récurrents de nounou ou de garderie.
• Frais de garde quotidiens durant l’été, comme les camps de jour 
• Soins fournis par le conjoint, le partenaire, un autre tuteur légal ou un membre du foyer de l’employé.
• Nounous ou aidants employés sur une base permanente (sauf s’il s’agit d’heures de garde de dépannage supplémentaires en raison d’un événement admissible). 
• Soins requis pendant les vacances ou un congé, pour des rendez-vous personnels, des sorties, des événements sociaux ou par convenance personnelle.
• Nourriture pour animaux, pension courante, soins vétérinaires, toilettage, assurance pour animaux ou services de promenade récurrents durant les heures normales.

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Conception de votre programme : qui est couvert et comment fonctionne la subvention

Grâce à RSM, les employés admissibles bénéficient d’une enveloppe de remboursement annuelle de 2 500 $ par année civile pour aider à combler ces lacunes imprévues en matière de soins, afin que vous puissiez rester concentré et présent. 

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Votre programme repose sur un modèle simple de « paiement d’abord, remboursement ensuite ». Vous payez directement votre prestataire de soins ou l’établissement, vous demandez un remboursement par l’entremise de Wellthy, et Wellthy traitera vos remboursements dollar pour dollar jusqu’à concurrence de vos limites de couverture quotidiennes.  

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Vous avez une totale flexibilité dans le choix de la personne qui fournit les soins. RSM subventionne les coûts réels des soins dollar pour dollar jusqu’à concurrence des plafonds par catégorie indiqués ci-dessous : 

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• Soins aux enfants et aux adultes : Jusqu’à 150 $ par jour. Vous pouvez faire appel à des prestataires du réseau de soins de Wellthy (garderies, centres, agences à domicile) ou à vos propres prestataires personnels hors réseau (babysitteurs de confiance, amis, voisins).
• Soins de dépannage pour animaux : Jusqu’à 50 $ par jour (plafond de 500 $ maximum sur votre enveloppe annuelle de 2 500 $). Vous trouvez vos propres prestataires et soumettez une demande de remboursement. 
• Voyages d’affaires : Remboursement jusqu’à 500 $ par voyage pour les frais de déplacement de l’aidant (billet d’avion, frais de bagages, kilométrage) lorsqu’un déplacement obligatoire nécessite qu’un aidant accompagne une personne à charge. (Les repas et autres frais de soins non liés au déplacement sont exclus; le remboursement total des frais de déplacement est comptabilisé dans le plafond annuel combiné de 2 500 $).

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Autres politiques importantes du programme

• Vous pouvez demander ou planifier des soins de relève jusqu’à 90 jours à l’avance.
• Les demandes sont limitées à un maximum de 3 jours consécutifs par occasion afin de garantir que l’avantage demeure disponible pour les besoins de relève d’urgence à court terme.
• Tous les coûts dépassant les plafonds de couverture quotidiens sont à la charge de l’employé de RSM.
• Les fonds inutilisés de votre enveloppe de 2 500 $ ne sont pas reportés à l’année civile suivante.
• Les demandes de remboursement doivent être d’au moins 25 $.

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Comment utiliser votre avantage

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Pour les enfants et les adultes 

Pour les enfants et les adultes, vous disposez de deux options flexibles : vous pouvez demander à Wellthy de faire des recherches et de trouver des soins pour vous, ou vous pouvez faire appel à une personne que vous connaissez déjà.

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A. Besoin d’aide pour trouver un aidant? Laissez-nous nous occuper des recherches!

1. Accédez à votre tableau de bord de soins de relève et cliquez sur « Demander des soins » 
2. Donnez plus de détails sur la personne qui a besoin de soins et sur la période concernée, ainsi que sur vos préférences éventuelles. 
3. Nous vous présenterons jusqu’à trois options personnalisées et vérifiées.
4. Sélectionnez l’option qui convient le mieux à votre famille — nous pouvons confirmer la réservation, mais vous devrez payer le prestataire directement.
5. Une fois les soins terminés, n’oubliez pas de soumettre votre demande de remboursement — sélectionnez « Obtenir un remboursement » pour soumettre une réclamation et téléverser une preuve de paiement dans les 30 jours pour obtenir le remboursement.

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B. Vous avez déjà une gardienne ou un centre de confiance?

1. Ajoutez-les à votre cercle de soins de relève : enregistrez votre gardienne, votre voisin ou votre centre de garde local préféré dans votre tableau de bord pour faciliter vos futures demandes.
2. Organisez les soins directement avec votre prestataire et payez-le comme vous le faites habituellement.
3. Connectez-vous à votre compte, accédez à votre tableau de bord de soins de relève et sélectionnez « Obtenir un remboursement » pour soumettre une réclamation et téléverser une preuve de paiement dans les 30 jours pour obtenir le remboursement.

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Pour les besoins en soins pour animaux 

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Les soins pour animaux sont offerts uniquement par remboursement; vous devez donc effectuer la réservation vous-même.

1. Engagez un gardien d’animaux, un promeneur de chiens ou une pension pour animaux lorsqu’un imprévu professionnel survient.
2. Payez le gardien ou l’établissement au moment du service.
3. Rendez-vous sur votre tableau de bord de soins de secours et sélectionnez « Obtenir un remboursement » pour soumettre une demande et téléverser une preuve de paiement dans les 30 jours. 

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Pour commencer : activez votre compte Wellthy 

1. Visitez votre portail personnalisé : wellthy.com/member/rsm
2. Cliquez sur « Activate my account » (Activer mon compte) et inscrivez-vous avec votre adresse courriel professionnelle RSM.
3. Entrez votre identifiant d’employé si on vous le demande (disponible dans Workday).
4. Ajoutez à votre compte les enfants à charge, les proches adultes ou les animaux de compagnie.

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Cercle de soins de secours : ajouter vos fournisseurs privilégiés

Vous pouvez ajouter des aidants personnels de confiance, des gardiens d’enfants réguliers ou vos garderies préférées à votre Cercle de soins de secours depuis votre tableau de bord. Cliquez sur « Providers » (Fournisseurs). Considérez ceci comme votre liste de « numéros abrégés » pour une planification et un remboursement rapides en cas d’imprévu.

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Portefeuille Wellthy : lier un compte bancaire

Pour recevoir des remboursements, vous devrez configurer les détails de votre compte de dépôt direct dans votre Portefeuille Wellthy lors de l’intégration. Cela garantit que les demandes de remboursement approuvées sont déposées directement dans votre compte bancaire sans délai. 

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À quoi s’attendre en tant que membre

1. Paiement direct et remboursement : vous paierez directement votre aidant ou votre établissement de soins. Wellthy ne gère pas la facturation directe pour les membres de l’équipe RSM; soumettez simplement votre reçu une fois les soins prodigués pour obtenir votre remboursement.
2. Sécurité et vérification : tous les fournisseurs du réseau de soins de Wellthy font l’objet de processus de sélection complets et rigoureux. Si vous choisissez de trouver vous-même un aidant personnel hors réseau, vous demeurez entièrement responsable de la sélection, de l’entrevue et de la vérification de ses qualifications.
3. Restez informé : surveillez les mises à jour des spécialistes des soins de secours de Wellthy et répondez rapidement afin que nous puissions confirmer les détails de vos soins sans délai.

Politique d’annulation

Ceci est particulièrement important lorsque Wellthy vous aide à réserver des soins de secours. Remarque : les politiques d’annulation varient selon le fournisseur. Wellthy vous informera clairement des politiques d’annulation de chaque fournisseur lors de la réservation afin que vous soyez au courant à l’avance.

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Nous savons que les plans peuvent changer de façon inattendue! Comme les politiques d’annulation varient selon le fournisseur, votre spécialiste des soins de secours vous communiquera toujours la politique d’annulation spécifique du fournisseur avant de finaliser toute réservation, afin d’éviter toute surprise. 

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Si vous devez annuler des soins (plus de 24 heures à l’avance)

• Si Wellthy a trouvé les soins pour vous, demandez simplement à votre spécialiste des soins de secours d’annuler ou contactez directement le fournisseur. Si vous avez trouvé les soins vous-même (ou réservé des soins pour animaux), contactez directement votre aidant ou l’établissement.

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Si vous devez annuler des soins (moins de 24 heures à l’avance)

• Si vous annulez à la dernière minute, le prestataire peut exiger des frais d'annulation ou conserver votre paiement conformément à ses règles.
• Les frais d'annulation non remboursables facturés par le prestataire ne peuvent pas être soumis à un remboursement via votre fonds de subvention Wellthy. Aucun remboursement ne sera effectué pour des services de garde qui n'ont pas eu lieu.

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Que se passe-t-il si le prestataire annule votre réservation ?

• Si un prestataire annule votre réservation confirmée, votre spécialiste en soins de relève interviendra immédiatement pour vous aider à trouver une solution de remplacement. Nous vous recommandons également de faire appel à votre cercle personnel de soins de relève pour une couverture accrue.
• Si aucune solution de remplacement ne peut être trouvée, aucun fonds ne sera déduit de votre subvention. 

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Processus de remboursement

Pour recevoir un remboursement, soumettez votre demande via votre tableau de bord Wellthy dans les 30 jours suivant l'événement de garde. Cliquez sur « Obtenir un remboursement » pour lancer la procédure et assurez-vous d'inclure les informations suivantes : 

1. Description de l'événement admissible : Une description de l'événement de garde de relève, de soins prolongés ou de déplacement ayant justifié le besoin de garde. 
2. Preuve de paiement : Téléversez un reçu de carte de crédit, une facture, un chèque annulé ou une capture d'écran de virement bancaire (par exemple, Venmo, Zelle, PayPal).
3. Informations sur le prestataire de soins : Indiquez le nom du prestataire ou du centre ainsi que le lien de parenté (les prestataires ne peuvent pas être un conjoint, un partenaire ou un tuteur légal).
4. Détails de la garde : Indiquez les dates de garde, le nombre total d'heures effectuées et le nom des personnes ayant reçu les soins.
5. Attestation de l'employé : Confirmation numérique attestant que la demande correspond à un besoin de garde admissible dans le cadre du programme et que toutes les informations soumises sont complètes et exactes. 

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Une fois soumises avec les documents appropriés, les demandes sont examinées et les remboursements approuvés sont déposés sur votre compte bancaire lié dans un délai de 5 à 7 jours ouvrables.

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Scénarios

• Scénario A : Fermeture de la garderie en raison des conditions météorologiques
  La garderie de votre enfant ferme soudainement à cause de la neige. Vous engagez la fille adulte de votre voisin pour 8 heures à 20 $/heure (160 $). Vous la payez via Venmo, soumettez la demande de remboursement accompagnée du reçu à Wellthy et recevez le remboursement quotidien maximal de 150 $.
• Scénario B : Travail tardif pendant la période de pointe
  Pendant la période de pointe, les livrables clients vous obligent à travailler jusqu'à minuit. Vous payez 120 $ à une gardienne pour la soirée. Vous soumettez un reçu et recevez un remboursement de 120 $ pour la garde d'enfants, prélevé sur votre fonds annuel. 
• Scénario C : Déplacement professionnel imprévu
  Vous devez effectuer un déplacement professionnel obligatoire et avez besoin d'un prestataire de soins pour accompagner votre nourrisson allaité. Vous payez 300 $ pour le billet d'avion du prestataire. Vous soumettez les reçus et recevez 300 $ pour les frais de déplacement du prestataire, prélevés sur votre fonds de 2 500 $.

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Foire aux questions

• Les services de garde d'appoint sont-ils offerts uniquement lorsque je suis au travail? Oui, les services de garde d'appoint sont destinés à combler les imprévus dans vos arrangements habituels afin que vous puissiez remplir vos obligations professionnelles.
• Puis-je utiliser les services de garde d'appoint si mon enfant est légèrement malade? Oui, la maladie d'un enfant l'empêchant d'aller à l'école ou à la garderie (sans nécessiter d'hospitalisation) est un motif admissible. Comme la plupart des centres n'acceptent pas les enfants malades, les services à domicile ou le recours à votre réseau personnel sont recommandés.
• Puis-je utiliser les services de garde d'appoint pour les camps d'été? Non. Les camps d'été sont explicitement exclus des motifs admissibles selon la politique de RSM.
• Comment puis-je vérifier le solde de ma subvention? Vous pouvez consulter l'historique de votre utilisation sur votre tableau de bord de garde d'appoint, ainsi que dans le Wellthy Wallet. 
• Cet avantage est-il imposable? Oui, la valeur des services de garde d'appoint et de soins aux animaux sera imposée comme revenu présumé et les retenues applicables s'appliqueront. Toute utilisation de la subvention sera signalée à RSM aux fins de retenues d'impôt ou d'autres ajustements de paie, conformément aux lois fiscales locales, provinciales et fédérales. Veuillez consulter un fiscaliste pour obtenir des conseils supplémentaires. (Remarque : les dépenses remboursées dans le cadre de ce programme ne sont pas admissibles à un remboursement au titre d'un compte de dépenses de garde de personnes à charge avant impôt (DCFSA).) 
• Comment puis-je contacter Wellthy pour obtenir de l'aide? Les spécialistes en garde d'appoint sont disponibles 24 h/24, 7 j/7. Connectez-vous à wellthy.com/member/rsm pour planifier une garde d'appoint et soumettre une demande de remboursement. Pour toute autre question, vous pouvez appeler le +1 877 588 3917 ou envoyer un courriel à support@wellthy.com.