Descripción general del beneficio 

¡Le damos la bienvenida a su beneficio de reembolso por cuidado de dependientes de Wellthy! A través de RSM, los empleados elegibles en Estados Unidos y Canadá reciben un fondo de reembolso anual para ayudar a gestionar las responsabilidades de cuidado cuando los acuerdos habituales no están disponibles de forma inesperada o cuando las exigencias laborales se extienden más allá del horario normal de cuidado.

Ya sea que su cuidador habitual esté enfermo, la guardería esté cerrada, las fechas límite de los clientes durante la temporada alta requieran trabajo nocturno o los viajes de negocios generen una brecha repentina en el cuidado, puede recurrir a su fondo de reembolso anual. Puede elegir a sus propios cuidadores personales calificados o aprovechar a los especialistas en cuidado de Wellthy para que le ayuden a investigar y encontrar opciones de cuidado. Independientemente de quién encuentre el cuidado, todas las funciones de cuidado de respaldo y extendido operan bajo un sistema de reembolso: usted paga directamente al proveedor y envía su recibo para obtener el reembolso.

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Elegibilidad general

Para ser elegible para el Programa de reembolso por cuidado de dependientes, los empleados deben cumplir con los siguientes criterios:

• Estado laboral y ubicación: Empleados regulares en EE. UU. o Canadá 
• Estado de empleo: Empleado activo en el momento de solicitar el reembolso.
• Beneficiarios del cuidado: Tener a cargo a un hijo dependiente de 17 años o menos, un adulto/anciano dependiente con necesidades especiales documentadas o una mascota.
• Propietarios, socios y directores: Los propietarios, incluidos los socios y directores, no son elegibles para el reembolso por cuidado de dependientes, pero conservan acceso total a los recursos de la plataforma de conserjería de cuidado y cuidado de respaldo de Wellthy.

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Descripción general del programa de cuidado de respaldo de RSM 

Cuándo utilizar el cuidado de respaldo 

El reembolso está disponible cuando sus acuerdos de cuidado habituales fallan de forma inesperada:

• Cierres de guarderías o escuelas (incluidos los cierres por clima o emergencia).
• Enfermedad o emergencia del cuidador.
• Vacaciones programadas del cuidador cuando no se pudo organizar razonablemente un cuidado alternativo.
• Enfermedad del niño que impide la asistencia a la escuela/guardería (que no requiere hospitalización).
• Viajes relacionados con el trabajo o eventos empresariales obligatorios que generan una necesidad temporal de cuidado infantil.

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También hay reembolso disponible cuando las exigencias laborales se extienden significativamente más allá del horario de trabajo habitual:

• Horario de servicio extendido: Trabajar más allá de su horario habitual para cumplir con plazos de clientes o internos de la empresa.
• Exigencias de temporada alta: Días o semanas consecutivos de horario laboral extendido durante periodos de máxima actividad.
• Trabajo nocturno y de fin de semana: Trabajo nocturno obligatorio que se extiende más allá de su jornada laboral habitual, o trabajo de fin de semana requerido para compromisos con clientes.
• Viajes de negocios: Viajes de negocios con pernoctación, salidas a primera hora de la mañana, regresos a altas horas de la noche o reuniones/capacitaciones con clientes de varios días.
• Eventos requeridos por la firma: Eventos nocturnos obligatorios con clientes, reclutamiento o capacitaciones realizadas fuera del horario normal.
• Exigencias empresariales imprevistas: Asuntos urgentes de clientes o transacciones con plazos críticos que requieren horas extendidas inesperadas.

Para trabajadores remotos, la necesidad de cuidado debe surgir de circunstancias temporales relacionadas con el trabajo que requieran una participación ininterrumpida y concentrada más allá de las expectativas laborales normales:

• Facilitar o presentar programas de capacitación virtual, seminarios web o presentaciones a clientes que requieran una asistencia continua y prolongada.
• Exámenes de certificación o licencia profesional supervisados que sean requeridos o alentados por la firma.
• Participación en conferencias virtuales, cumbres o reuniones de liderazgo de día completo.
• Exigencias de periodos de máxima actividad que requieran días consecutivos de horario extendido más allá de los horarios normales.

El reembolso por cuidado de mascotas está disponible cuando las exigencias laborales temporales interrumpen los arreglos normales de cuidado de mascotas:

• Horas de servicio al cliente extendidas (entregas a clientes a altas horas de la noche, horas de temporada alta, trabajo de fin de semana).
• Viajes de negocios con pernoctación, conferencias de varios días o regresos de viaje a altas horas de la noche.
• Eventos nocturnos requeridos por la firma o problemas urgentes de clientes que requieran pasar mucho tiempo fuera de casa.

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Qué está excluido

El reembolso no está disponible para el cuidado infantil previsible o gastos rutinarios: 

• Gastos diarios de cuidado infantil durante el horario laboral habitual, cuidado regular antes o después de la escuela, o costos continuos de niñeras o guarderías.
• Gastos diarios de cuidado infantil durante el verano, como campamentos de verano 
• Cuidado proporcionado por el cónyuge, pareja, otro tutor legal o un miembro del hogar del empleado.
• Niñeras o cuidadores contratados de forma permanente (a menos que representen horas de cuidado de respaldo adicionales debido a un evento calificado). 
• Cuidado necesario durante vacaciones o licencias, citas personales, salidas nocturnas, eventos sociales o por conveniencia personal.
• Alimento para mascotas, alojamiento rutinario, atención veterinaria, peluquería, seguro para mascotas o servicios recurrentes de paseo durante el horario normal.

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El diseño de su programa: quién está cubierto y cómo funciona el subsidio

A través de RSM, los empleados elegibles obtienen un fondo de reembolso anual de $2,500 por año calendario para ayudar a cubrir esas brechas de cuidado inesperadas, de modo que pueda mantenerse concentrado y presente. 

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Su programa funciona con un modelo sencillo de "Pague primero, reciba el reembolso". Usted pagará directamente a su cuidador o centro, solicitará un reembolso a través de Wellthy, y Wellthy procesará sus reembolsos dólar por dólar hasta alcanzar sus límites de cobertura diarios.  

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Usted tiene total flexibilidad para elegir quién brinda el cuidado. RSM subsidia los costos reales de cuidado dólar por dólar hasta los límites de categoría específicos que se indican a continuación: 

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• Cuidado de niños y adultos: Hasta $150 por día. Puede utilizar proveedores de la red de cuidado de Wellthy (guarderías, centros, agencias a domicilio) o sus propios proveedores personales fuera de la red (niñeras de confianza, amigos, vecinos).
• Cuidado de respaldo para mascotas: Hasta $50 por día (con un tope máximo de $500 dentro de su fondo anual de $2,500). Usted busca sus propios proveedores y envía la solicitud de reembolso. 
• Viajes de negocios: Reembolso de hasta $500 por viaje para gastos de traslado del cuidador (pasajes aéreos, tarifas de equipaje, kilometraje) cuando el viaje sea obligatorio para que un cuidador acompañe a un dependiente. (Las comidas y otros gastos de cuidado que no sean de viaje están excluidos; el reembolso total por viaje cuenta para el límite anual combinado de $2,500).

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Otras políticas importantes del programa

• Puede solicitar o programar cuidado de respaldo con hasta 90 días de antelación.
• Las solicitudes están limitadas a un máximo de 3 días consecutivos por ocasión para garantizar que el beneficio siga estando disponible para necesidades de respaldo de emergencia a corto plazo.
• Cualquier costo que exceda los límites de cobertura diarios es responsabilidad del empleado de RSM.
• Los fondos no utilizados de su fondo de $2,500 no se transfieren al siguiente año calendario.
• Las solicitudes de reembolso deben ser de al menos $25.

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Cómo utilizar su beneficio

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Para niños y adultos 

Para niños y adultos, tiene dos opciones flexibles: puede pedirle a Wellthy que investigue y encuentre cuidado para usted, o puede utilizar a alguien que ya conozca.

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A. ¿Necesita ayuda para encontrar un cuidador? ¡Déjenos encargarnos de la búsqueda!

1. Vaya a su Panel de Cuidado de Respaldo y haga clic en “Solicitar cuidado” 
2. Proporcione más información sobre quién necesita el cuidado y para cuándo, junto con algunas preferencias que pueda tener. 
3. Le presentaremos hasta tres opciones personalizadas y verificadas.
4. Seleccione la opción que mejor se adapte a su familia; nosotros podemos asegurar la reserva, pero usted será responsable de pagar directamente al proveedor.
5. Una vez finalizado el cuidado, no olvide enviar su solicitud de reembolso: seleccione “Obtener reembolso” para presentar una reclamación y cargar el comprobante de pago dentro de los 30 días siguientes para recibir el reembolso.

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B. ¿Ya tiene un cuidador o centro de confianza?

1. Agréguelos a su Círculo de Cuidado de Respaldo: guarde a su niñera, vecino o centro local favorito en su panel para que las futuras solicitudes sean aún más sencillas.
2. Organice el cuidado directamente con su proveedor y páguele como lo haría normalmente.
3. Inicie sesión en su cuenta, diríjase a su Panel de Cuidado de Respaldo y seleccione “Obtener reembolso” para presentar una reclamación y cargar el comprobante de pago dentro de los 30 días siguientes para recibir el reembolso.

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Para necesidades de cuidado de mascotas 

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El cuidado de mascotas es exclusivamente mediante reembolso, lo que significa que usted gestionará la reserva directamente.

1. Contrate a un cuidador de mascotas, paseador de perros o una guardería cuando surja un imprevisto laboral.
2. Pague al cuidador o al establecimiento en el momento del servicio.
3. Diríjase a su Panel de control de cuidado de respaldo y seleccione “Obtener reembolso” para enviar una solicitud y cargar un comprobante de pago en un plazo de 30 días. 

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Primeros pasos: active su cuenta de Wellthy 

1. Visite su portal personalizado: wellthy.com/member/rsm
2. Haga clic en "Activate my account" (Activar mi cuenta) y regístrese con su dirección de correo electrónico de trabajo de RSM.
3. Introduzca su ID de empleado si se le solicita (puede encontrarlo en Workday).
4. Inscriba a cualquier hijo a su cargo, familiar adulto o mascota en su cuenta.

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Círculo de cuidado de respaldo: cómo añadir a sus proveedores preferidos

Puede añadir a sus cuidadores personales de confianza, niñeras habituales o guarderías favoritas a su Círculo de cuidado de respaldo desde su panel de control. Haga clic en "Providers" (Proveedores). Piense en esto como su lista de "marcación rápida" para programar y solicitar reembolsos rápidamente cuando surja un imprevisto.

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Wellthy Wallet: cómo vincular su cuenta bancaria

Para recibir reembolsos, deberá configurar los detalles de su cuenta de depósito directo en su Wellthy Wallet durante el proceso de incorporación. Esto garantiza que las solicitudes de reembolso aprobadas se depositen directamente en su cuenta bancaria sin demora. 

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Qué esperar como miembro

1. Pago directo y reembolso: usted pagará directamente a su cuidador o centro de cuidado. Wellthy no gestiona la facturación directa para los miembros del equipo de RSM, por lo que simplemente debe enviar su recibo una vez finalizado el servicio para obtener el reembolso.
2. Seguridad y verificación: todos los proveedores de la red de cuidado de Wellthy se someten a procesos de selección exhaustivos y rigurosos. Si decide contratar a un cuidador personal fuera de la red, usted sigue siendo el único responsable de seleccionar, entrevistar y verificar sus cualificaciones.
3. Manténgase informado: esté atento a las actualizaciones de los especialistas en cuidado de respaldo de Wellthy y responda con rapidez para que podamos confirmar los detalles de su cuidado sin demora.

Política de cancelación

Esto es fundamental cuando Wellthy le ayuda a reservar cuidado de respaldo en su nombre. Nota: las políticas de cancelación varían según el proveedor. Wellthy le informará claramente sobre la política de cancelación de cada proveedor al reservar el servicio para que lo sepa de antemano.

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¡Sabemos que los planes pueden cambiar inesperadamente! Debido a que las políticas de cancelación varían según el proveedor, su especialista en cuidado de respaldo siempre compartirá la política específica del proveedor antes de finalizar cualquier reserva para que no haya sorpresas. 

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Si necesita cancelar el servicio (con más de 24 horas de antelación)

• Si Wellthy gestionó el cuidado por usted, simplemente pídale a su especialista en cuidado de respaldo que lo cancele o contacte directamente con el proveedor. Si usted mismo gestionó el cuidado (o reservó cuidado para mascotas), contacte directamente con su cuidador o centro.

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Si necesita cancelar el servicio (con menos de 24 horas de antelación)

• Si cancela a última hora, es posible que el proveedor le cobre una tarifa de cancelación o retenga su pago de acuerdo con sus propias políticas.
• Cualquier tarifa de cancelación no reembolsable cobrada por el proveedor no puede enviarse para su reembolso a través de su fondo de subsidio de Wellthy. No se emitirá ningún reembolso por servicios de cuidado que no se hayan llevado a cabo.

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¿Qué sucede si el proveedor cancela su servicio?

• Si un proveedor cancela su reserva confirmada, su especialista en cuidado de respaldo intervendrá de inmediato para ayudarle a conseguir un reemplazo. También le recomendamos recurrir a su círculo personal de cuidado de respaldo para obtener cobertura adicional.
• Si no es posible conseguir un reemplazo, no se deducirá ningún fondo de su subsidio. 

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Proceso de reembolso

Para recibir un reembolso, envíe su solicitud a través de su panel de control de Wellthy dentro de los 30 días posteriores al evento de cuidado. Haga clic en "Obtener reembolso" para iniciar el proceso y asegúrese de incluir la siguiente información: 

1. Descripción del evento calificado: Una descripción del evento de cuidado de respaldo, cuidado extendido o viaje que generó la necesidad de cuidado. 
2. Comprobante de pago: Suba un recibo de tarjeta de crédito, factura, cheque cancelado o captura de pantalla de transferencia bancaria (por ejemplo, Venmo, Zelle, PayPal).
3. Información del cuidador: Proporcione el nombre del cuidador o centro y su relación con usted (los cuidadores no pueden ser cónyuges, parejas ni tutores legales).
4. Detalles del cuidado: Indique las fechas del cuidado, el total de horas prestadas y los nombres de las personas que recibieron el cuidado.
5. Declaración del empleado: Confirmación digital que certifica que la solicitud es para una necesidad de cuidado calificada bajo el programa y que toda la información enviada es completa y precisa. 

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Una vez enviadas con la documentación adecuada, las reclamaciones se revisan y los reembolsos aprobados se depositan en su cuenta bancaria vinculada en un plazo de 5 a 7 días hábiles.

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Escenarios

• Escenario A: Guardería cerrada por mal tiempo
  La guardería de su hijo cierra repentinamente debido a una nevada. Usted contrata a la hija adulta de su vecino por 8 horas a $20/hora ($160). Le paga a través de Venmo, envía la solicitud de reembolso junto con el recibo a Wellthy y recibe el reembolso máximo diario de $150.
• Escenario B: Trabajo nocturno durante la temporada alta
  Durante la temporada alta, los entregables de los clientes le obligan a trabajar hasta medianoche. Usted le paga a una niñera $120 por el cuidado nocturno. Envía un recibo y recibe un reembolso de $120 por cuidado infantil de su fondo anual. 
• Escenario C: Viaje de trabajo inesperado
  Tiene un viaje obligatorio por trabajo y necesita que un cuidador viaje con su bebé lactante. Usted paga $300 por el pasaje aéreo del cuidador. Envía los recibos y recibe $300 por los gastos de viaje del cuidador, descontados de su fondo de $2,500.

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Preguntas frecuentes

• ¿El cuidado de respaldo solo está disponible cuando tengo programado trabajar? Sí, el cuidado de respaldo está diseñado para cubrir brechas inesperadas en sus acuerdos de cuidado habituales para que pueda cumplir con sus responsabilidades laborales.
• ¿Puedo usar el cuidado de respaldo si mi hijo está levemente enfermo? Sí, la enfermedad infantil que impide la asistencia a la escuela o guardería (y que no requiere hospitalización) es un evento que califica. Debido a que la mayoría de los centros no aceptan niños enfermos, se recomienda el cuidado en el hogar o a través de su red personal.
• ¿Puedo usar el cuidado de respaldo para campamentos de verano? No. Los campamentos de verano son eventos explícitamente no calificables bajo la política de RSM.
• ¿Cómo puedo consultar cuánto queda de mi subsidio? Puede ver el uso histórico en su Panel de control de cuidado de respaldo (Backup Care Dashboard), así como en Wellthy Wallet. 
• ¿Este beneficio está sujeto a impuestos? Sí, el valor del cuidado de respaldo y el cuidado de mascotas se gravará como ingreso imputado y se aplicarán las retenciones correspondientes. Cualquier uso del subsidio se informará a RSM para la retención de impuestos aplicable u otros ajustes de nómina, de conformidad con las leyes fiscales locales, estatales y federales. Consulte a un profesional de impuestos para obtener más orientación. (Nota: Los gastos reembolsados bajo este programa no son elegibles para reembolso bajo una Cuenta de Gastos Flexibles para el Cuidado de Dependientes (DCFSA) antes de impuestos). 
• ¿Cómo contacto a Wellthy para obtener ayuda? Los especialistas en cuidado de respaldo están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Inicie sesión en wellthy.com/member/rsm para programar el cuidado de respaldo y enviar un reembolso. Para cualquier otra consulta, puede llamar al +1 877 588 3917 o enviar un correo electrónico a support@wellthy.com.